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【香港公司活動到會攻略 2024】HR/Admin 必睇：Budget、餐單、服務點搞先夠體面？
無論是舉辦 Annual Dinner、Team Building、產品發佈會，還是簡單的公司茶會，公司活動到會都是不少 香港 HR 或 Admin 同事的重要任務。處理得好，可以提升士氣、展現公司形象；處理不當，隨時影響觀感，甚至惹來微言！如何在有限的 到會 Budget 內，揀選得體的到會餐單，兼顧服務細節，令活動成功又體面？這份專為 HR/Admin 同事編寫的「香港公司活動到會攻略」，參考了消費者委員會過往的消費建議我們的行業經驗，涵蓋由預算規劃、餐單設計到揀選專業到會服務的所有關鍵步驟，並提醒您留意由食物環境衞生署 (食環署)訂立的基本要求，助您輕鬆應對，贏盡掌聲！
Step 1：釐清需求，精準規劃公司活動到會 Budget
資金需用得其所！清晰的需求和預算是成功的第一步。
了解活動目的與規模
釐清活動性質（例如：內部輕鬆聚餐 vs 正式客戶招待會？）、預計出席人數、活動日期和時間（午餐？下午茶？晚宴？）。這些都會直接影響商業到會的選擇和開支。
設定人均到會預算範圍
根據公司批核的總預算，計算出人均到會 Budget。建議參考香港到會市場不同檔次的大致價位。例如，一些行業報告或媒體分析指出香港餐飲成本的變動。同時需了解市場上不同服務水平對應的價格範圍。
考慮潛在額外費用
預算不應只計算食物！消費者委員會多次提醒消費者需留意服務合約中的附加條款，例如在其《選擇》月刊的報告中曾提及。必須預留空間給潛在的到會額外收費：運輸費（尤其偏遠地區/離島）、餐具租賃（若不使用即棄）、保溫設備、侍應服務費、甚至特定時段的附加費等。
Step 3：揀選可靠專業的香港到會服務供應商
選擇合適的合作夥伴非常重要！一間專業到會公司不僅提供食物，更能令整個籌備過程更順暢。
公司背景與經驗考察
了解供應商專長是否為商業到會？過往有否服務過類似規模/性質的公司活動經驗？可以要求提供公司客戶案例 (Corporate Client References)。最基本是確認該供應商持有由食環署 (FEHD) 發出的有效食物業牌照（如食物製造廠牌照）。您可以在食環署網站查核持牌食物業處所名單。
服務範圍與彈性
他們的服務是否夠全面？除了食物，能否提供侍應、餐具租賃、場地佈置建議？溝通過程是否夠彈性並願意配合您的特別要求？
重視溝通與客戶服務
選擇一間溝通良好、回覆迅速、態度專業的團隊，會令 HR/Admin 省心許多。留意他們是否有專人跟進您的訂單。
送貨準時性與應變能力
對公司活動而言，準時到會是基本要求！查詢他們對送貨時間的保證。服務延誤是消費者委員會處理的常見投訴類型之一。同時了解若遇到交通或其他突發狀況時有何應變計劃。
報價清晰度與合約條款
要求提供詳盡清晰的到會報價單。消費者委員會一直建議消費者簽訂任何服務合約前，必須仔細閱讀所有條款，特別是關於收費、服務範圍、取消及更改政策的部分。確保列明所有項目和收費，避免到會隱藏收費。
Step 4：活動當日細節協調與執行
萬事俱備，活動當日的順暢執行同樣關鍵。
場地準備與動線規劃
確保到會擺放區域空間足夠，取餐動線流暢，避免擠擁。如有需要，預先與場地負責人溝通好電源、檯櫈等安排。
與到會團隊現場協調
確保有公司同事負責與到會送貨/服務團隊對接，確認食物數量、擺放位置、服務開始時間等。
食物保溫與衛生
留意食物保溫設備是否足夠且運作正常。根據食環署的《食物衞生守則》，熱食應保持在攝氏60度以上，冷食則應在攝氏4度或以下。提醒同事注意取餐衛生。過往亦有新聞報導因到會食物處理不當引致的食物中毒事件，值得警惕。
活動後清理安排
事先確認到會公司是否負責基本清理（例如收走他們提供的餐盤、用具），還是需要公司自行安排。
常見問題 (FAQ) – 公司活動到會篇
問題 1：籌備公司活動到會，預算 (Budget) 應該如何規劃才最合理？
規劃公司活動到會 Budget時，首先需釐清活動性質、規模及出席人數，以設定合理的人均到會預算範圍。建議參考香港到會市場不同檔次的價格水平。切記預算不應只包含食物成本，消費者委員會亦提醒需留意潛在的到會額外收費，例如運輸費、設備租賃、侍應服務費等。清晰的預算規劃，並要求供應商提供詳盡報價，有助控制開支，避免超支。
問題 2：為商業活動選擇到會餐單，有什麼需要特別注意的地方？
設計商業到會的到會餐單時，「體面」與「周到」是關鍵。食物類型需配合場合（如酒會選 Finger Food 到會）。必須考慮賓客口味多元化及特殊飲食需求，例如提供清晰標示的素食到會選項，並遵從食環署關於食物致敏原標示的建議。食物賣相與擺盤亦非常重要，能直接影響專業到會形象。最後，別忘記提供充足且合適的飲品選擇。
問題 3：如何判斷一家到會公司是否「專業」及適合我們的商業活動？
選擇專業到會供應商時，可評估其商業到會經驗及客戶案例。基本要求是查核其持有有效的食環署食物業牌照 。同時，了解其服務範圍、溝通效率及客戶服務質素。消費者委員會建議仔細審閱其報價清晰度及合約條款 。查詢其處理準時到會的記錄和應變計劃亦十分重要，以確保服務可靠。
問題 4：公司活動地點比較偏遠，訂購到會服務需要注意什麼？
若公司活動地點位於香港的偏遠地區，訂購到會服務時需特別留意運輸安排。務必提早查詢清楚到會運輸費及附加費。確認供應商是否有服務該地區的經驗及能否配合活動時間。建議選擇信譽良好、對偏遠地區送貨有經驗的專業到會公司。同時，根據食環署指引，長時間運輸亦需確保食物儲存溫度適當。
問題 5：除了食物質素，公司活動到會還有哪些服務細節會影響「體面」程度？
一場體面的公司活動到會，準時到會是基礎。現場服務人員的儀容態度、食物擺盤、餐具及保溫設備的整潔度都極為重要。同時，確保食物處理符合食環署的衛生標準，例如保持適當溫度。供應商與主辦方的現場協調順暢度及處理突發狀況的能力，以及活動後的清理安排是否妥當，都會影響這次商業到會服務的整體專業形象。
結論
為公司活動籌備到會看似繁瑣，但只要跟隨以上步驟，由規劃到會 Budget、設計到會餐單，到揀選符合食環署要求且服務專業的到會伙伴及處理服務細節，都可以更有系統和信心。一個安排得宜、食物體面的商業到會，絕對能為您的公司活動增添光彩。如果您在香港尋找一間經驗豐富、服務專業、能夠滿足您公司活動特定需求的到會供應商，[你嘅品牌名稱] 的團隊非常樂意為您提供協助和報價！
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